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La transformación tecnológica llega a los eventos corporativos

Según un estudio dado a conocer por la firma CWT, especialista global de gestión de viajes, las nuevas tecnologías están convirtiéndose en parte primordial de las licitaciones o concursos de los eventos corporativos.

CWT, el especialista global en gestión de viajes B2B4E, publicó el estudio sobre las tendencias de los eventos corporativos en 2020 que indica que los clientes buscan herramientas innovadoras que les ofrezcan mayor visibilidad, data en tiempo real y retroalimentación para poder hacer de los eventos algo más personalizado y efectivo. De esta forma, se reafirma que la tecnología no solo llego para quedarse, sino que también cambiará drásticamente la experiencia y la manera de manejar eventos.

Por ello, el informe detalla cinco maneras en las que la tecnología cambiara los eventos corporativos durante el presente año.

En primer lugar, la nueva tendencia de transformar a los asistentes de eventos en participantes será impulsada por mejores apps y otras plataformas tecnológicas. Sin importar la edad, los asistentes quieren tener más formas de comunicarse con otros y de expresar sus opiniones durante y después de un evento.

Adicionalmente, las apps para eventos pueden utilizarse para evaluar la interacción durante un evento y ligarse a las redes sociales de los asistentes, permitiéndoles conectarse de manera fácil y rápida con los organizadores u otros encargados.

Gwénaël Mulin, director senior de CWT Meetings & Events para Francia, considera que “la optimización de la experiencia se está volviendo un factor decisivo; las audiencias están cambiando, hay mayor proporción de millennials y se están esperando todavía más. Ya no estamos hablando de la experiencia de los asistentes sino de la experiencia participativa”.

Esto también incluye capturar y evaluar la data emocional para medir el involucramiento de los asistentes durante las sesiones. Ya se ha utilizado en eventos en París, donde las cámaras filmaron a la audiencia, monitoreando sus expresiones faciales para examinar ambos rasgos, su atención y su engagement emocional.

En segundo lugar, el lanzamiento del 5G hará las conexiones más inteligentes y rápidas. Los asistentes podrán manejar la temperatura de la habitación o elegir qué música escuchar. El uso de chatbots y el análisis ultra-rápido de data a través de machine learning e Inteligencia Artificial pronto ayudarán a crear un nivel aún más personalizado para los invitados.

La sensación de ser una parte activa de un evento, contrario a un oyente pasivo en un ambiente estático es emocionante. Inclusive en grupos grandes de 500 o más personas, hay una expectativa que habrá algo personalizado. Esta personalización será más enfocada conforme la data sea más aprovechada para ayudar a asegurar que cada interacción del evento sea relevante y significativa.

“¿Cómo podremos usar los chats para ayudar a los invitados cuando se están registrando o inscribiendo en línea?”, se pregunta Saskia Gentil, vicepresidenta global de Ventas de CWT Meetings & Events, quien responde: “En un futuro cercano este proceso podrá ser mejorado a través de chatbots mientras que machine learning puede ayudar a incrementar la personalización”.

LAS APPS, GRANDES PROTAGONISTAS.

En tercer lugar, el uso de apps para eventos ha aumentado a gran velocidad en los últimos años, especialmente desde 2017. Esto ha evolucionado rápidamente, no únicamente para ofrecer itinerarios de viaje y agendas, sino también como una forma efectiva de interactuar con los asistentes.

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La tecnología dice presente en las grandes ferias comerciales.
La tecnología dice presente en las grandes ferias comerciales.

Este aumento de funcionalidad también ha ayudado a acelerar el proceso laborioso del check-in, incluyendo el registro, con apps ya disponibles para que los asistentes puedan imprimir sus gafetes bajo demanda en lugar de esperar en las filas.

Al analizar cómo son usadas las apps por los asistentes, también se pueden desprender ideas valiosas. Por ejemplo, los organizadores pueden monitorear el interés que muestras los asistentes en las sesiones individuales o los oradores. Esto permite medir con anticipación la asistencia general de los invitados, lo cual podría resultar en un cambio a un salón más grande para incrementar la capacidad de las sesiones u oradores populares.

También pueden facilitar la convivencia, con apps similares a Tinder, que ayudan a romper el hielo e incrementar. Adicional a esto, también pueden ofrecer la oportunidad de crear contenidos pues los invitados pueden dar recomendaciones antes y durante los eventos.

Por cuarto lugar, el aumento de costos en los combustibles por los conflictos globales y las crisis económicas, sumando a una mayor concientización sobre el impacto climático ocasionado por los vuelos, puede significar que haya un mayor número de personas que no pueden o no desean asistir a eventos fuera de sus ciudades. Esto podrá incrementar la participación online, lo que refuerza la necesidad de hacerlo de la manera más correcta.

“Tener la interfaz tecnológica correcta, usar múltiples ángulos con la cámara y tener oradores dirigiéndose individualmente por nombre a los asistentes amplificará la experiencia para aquellos que están participando online” agrega Beau Ballin, vicepresidente de Desarrollo de Negocios de CWT Meetings & Events para Área Norteamérica.

Las redes sociales, grupos de discusión, videos o chatbots correctamente enfocados, también pueden acercar la experiencia al invitado. Reducir los costos de auriculares RV puede transformarla en una opción más accesible para incrementar el alcance de un evento para aquellos que no pueden estar físicamente presentes.

Por quinto y último punto, la tecnología emergente redunda en nuevas y emocionantes oportunidades para crear experiencias más inmersivas y responsivas para los asistentes. Pensemos cómo podría ser utilizada la realidad aumentada para compartir los detalles u origen de los alimentos del evento o cómo la realidad virtual puede introducir a los asistentes médicos dentro del interior de algún órgano del cuerpo humano.

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