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SAP Now: los viajes corporativos en la era de la experiencia

Durante el encuentro SAP Now, celebrado recientemente en San Pablo, se abordaron las nuevas herramientas para que las empresas administren de mejor manera los viajes corporativos, al tiempo que se analizaron las actuales necesidades de los empleados durante sus desplazamientos.

Vivimos en la era de la experiencia, eso es un hecho. Ya sea en la vida personal, profesional, en el día a día o en viajes –vacacionales y de trabajo–, la búsqueda de vivenciar, lo que sea, de la mejor forma posible, viene siendo la tónica de empresas y personas actualmente. Frente a eso, la tecnología tiene un papel fundamental y puede ser de gran ayuda para alcanzar ese objetivo.

La gestión de la experiencia y cómo los recursos tecnológicos contribuyen con esas vivencias fue el tema principal del SAP Now, realizado recientemente en San Pablo. Más de 16 mil participantes asistieron a este evento que tuvo más de 550 charlas, además de activaciones de marcas, casos de éxito y plenarios. En los debates se concluyó que lo que hace la diferencia para una compañía, lo que toca a los consumidores, son las emociones, y la tecnología entra en esa perspectiva.

“Hablamos no sólo de la tecnología, que tiene un papel fundamental en ese escenario de transformación digital y que no es solo la solución en sí, sino que posibilita también negocios y abre oportunidades infinitas a las empresas, de todos los sectores, para llegar a los clientes y al mercado en que actúan”, indicó la presidenta de SAP Brasil, Cristina Palmaka.

El evento, antes conocido como SAP Forum, puso en debate temas como la atención de la salud mental de los empleados y el modelo disruptivo de Airbnb, hasta la gestión inteligente de gastos y la innovación en viajes de negocios, la diversidad de los equipos y la importancia de la travesía.

ADMINISTRACIÓN DE GASTOS TRANSPARENTE.

Todas las empresas tienen gastos, ya sea de materiales directos e indirectos, servicios tercerizados o de viajes. Y la gestión inteligente y unificada de esos gastos, en un único proceso y plataforma, trae automatización y genera valor en las compañías, permitiendo actuar con más inteligencia.

“Un síntoma muy fuerte en esta cuestión es el volumen de transacciones que se hacen día a día. Ante ello, el principal desafío es cómo mantener el ‘compliance’, el control y la visibilidad de ese proceso end to end para saber exactamente dónde se produce gasto y dónde se puede economizar”, explicó el vicepresidente de Cloud Sales de SAP Ariba, Silvio Abade.

La realidad del departamento de compras de una empresa no es muy diferente a la del área de viajes. “Las empresas precisan cada vez más que sus empleados sigan las políticas de viajes de la compañía y tener un compliance de lo que se hace. Vivimos en la era de la experiencia y por eso queremos tener la mejor posible en ese proceso burocrático, tedioso, repetitivo y que no agrega valor, que acostumbra ser el informe de gastos”, señaló la directora general de SAP Concur, Valéria Soska.

Por ello, en la gestión de gastos de viajes corporativos es necesario brindar autonomía al empleado para que tenga un proceso transparente. Sin dejar de lado la importancia de una herramienta intuitiva, que no traiga gran separación entre persona física y jurídica. La experiencia en el mundo corporativo precisa ser semejante a la vivida en la vida personal.

ADEMÁS DE LAS RESERVAS.

La gestión de un viaje corporativo no abarca solo la reserva de pasajes aéreos, hoteles, informe de gastos y cumplimiento de la política de viajes. También abarca toda la cuestión inmigratoria y fiscal. Con tantos compromisos en el destino, ¿de qué manera el viajero puede estar 100% al tanto de los documentos y visas que debe llevar y cuál es el tiempo máximo de permanencia en el destino en cuestión?

“Para empresas y viajeros que tienen una buena cantidad de viajes, ese control es esencial, ya que los requerimientos se crean tanto para el empleado, como persona, como para la compañía. Muchas veces, esa cuestión no se trata de la debida manera. Cuando el problema estalla más adelante, el costo no será simple y la cuenta será bastante alta”, afirmó el business development manager de SAP Concur, Ricardo Bechara.

En el caso de EY, empresa global de consultoría, el proyecto fue crear una solución conjunta, integrando la herramienta de travel de SAP Concur con la propia de la empresa de gestión de riesgos. En una única plataforma, el empleado puede administrar su viaje y verificar todos los documentos necesarios y exigidos por cada país al reservar su viaje.

“Al tener todo integrado, podés reunir datos fragmentados, consolidados dentro de una herramienta, y estos pasan a ayudar en las tomas de decisiones, en tiempo real. El viajero corporativo que pasa 20 o 30 días afuera acaba por quedar un poco huérfano de su empresa, por eso tener claridad y transparencia en esa información es importante. Trae más practicidad, facilidad y seguridad”, explicó el gerente senior de People Advisory Services de EY, Felipe Coelho.

UN GESTOR EJEMPLAR NO BASTA.

Administrar un viaje corporativo no debería ser como planear un viaje a la luna. Puede parecer una comparación sin sentido, pero lo que podría ser simple muchas veces es bastante complexo dentro de las empresas. De allí la analogía.

“Nos asustamos por cómo algunas compañías aún lidian de manera amateur con algo tan importante y de valor tan alto para una corporación. Aún existe la sensación de un viajero que hace el trabajo fuera de un sistema, que no está conectado, siendo que tenemos herramientas disponibles para ello”, afirmó el gestor de Viajens y Eventos de Roche y presidente de la Alagev, Rodrigo Cezar.

Vale, por ejemplo, debió hacer un cambio total en su área de Viajes. El gran desafío de la compañía minera en la gestión de los desplazamientos estaba en el momento posviaje. Los viajeros sufrían guardando los recibos y haciendo todo el proceso de gastos. Por ello, el primer paso fue enfocarse en la automatización de este procedimiento.

“Esto era un problema para nuestros empleados, entonces trabajamos en ello primero. Al utilizar una herramienta de travel expense, reducimos en un 60% el tiempo de cada empleado al hacer su informe de gastos. No solo implementamos la automatización, sino que trajimos alegría a nuestros 19 mil viajeros en esta etapa del proceso”, contó la gerenta global de Innovación en TI de Vale, Mirela Siani.

El proceso de implementación de una herramienta que automatice y auxilie en la gestión de viajes puede llevar un tiempo, ya que precisa hacerse con calma y mirar cada ítem con atención. El pretrabajo debe hacerse bien para que no haya problemas en el futuro y para que llegue al usuario de manera fluida.

“Hoy no basta con un excelente gestor, precisamos recursos y herramientas apropiados. El mundo cambió y tenemos que mostrarles a las empresas esas evoluciones. La tecnología está ahí y no podemos ignorarla en la gestión de viajes corporativos”, finalizó Cezar.

CAMBIO DE CULTURA.

La movilidad corporativa no es solo tomar un taxi o un avión. Es estar donde necesitás estar, con la menor fricción posible. Y eso vale al trabajar en un coworking, con la mejor estructura disponible para hacer llamadas y teleconferencias, ofrecer oportunidades diferentes de transporte terrestre y alternativas de hospedaje.

“El concepto de movilidad corporativa está aparejado a un cambio de cultura de las empresas. Necesita cambiar, las compañías deben disponer de algo que no sea solo un hotel tradicional, ofrecer la posibilidad de trabajar desde casa o en un espacio colectivo y disponer de herramientas que te den la posibilidad de múltiples elecciones. Eso vuelve al viaje más fácil y menos estresante para el empleado o viajero corporativo”, afirmó la directora comercial de Voll, Jordana Souza.

Y esa cuestión también está totalmente relacionada con el concepto de experiencia. Si el empleado de una empresa tuviera que desplazarse, ya sea a un coworking, en taxi, transporte de app o avión para un viaje con estadía en un hotel, él exige o, por lo menos, espera que su experiencia profesional sea lo más cercana posible a su vida particular.

“La tecnología ha impactado drásticamente en este sentido, con la ruptura de paradigmas. ¿Quién diría que un viajero de negocios podría ir en jet privado a Río de Janeiro, por ejemplo, a un precio más competitivo que el de un puente aéreo? ¿O que podría hospedarse en una casa y vivir la experiencia local? Y el gestor necesita colocar todas esas opciones y oportunidades dentro de la política de viajes de la compañía, no hay cómo escapar de eso”, ejemplificó Bechara.

Los viajeros corporativos están impactados por sus vidas personales e incluso por las nuevas generaciones que, en breve, llevarán el liderazgo de las organizaciones. “Ellos intentan transferir su experiencia en la vida personal para colocarlo en el punto de vista corporativo. Los propios equipos van a demandar eso y las empresas tienen que estar preparadas para esas tendencias, ya que estamos hablando de la retención de talentos”, finalizó el gerente de Cuentas Clave para América Latina de Airbnb, Renan Rego.

Fotos:

01 Cristina Palmaka, presidente da SAP Brasil

02 Ricardo Bechara (SAP Concur), Paul Malicki (Flapper), Jordana Souza (Voll) y Renan Rego (Airbnb).

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